Considerando os problemas concretos ocasionados pelo uso de uma linguagem complexa no contexto do Serviço Público, e a importância de uma comunicação efetiva com os cidadãos para o exercício pleno da cidadania, a democracia e a inclusão social, a Superintendência de Comunicação da Universidade Federal do Tocantins (Sucom/UFT) apresenta uma coletânea de recomendações para a elaboração de textos institucionais, sejam eles notícias, comunicados, editais ou outros documentos administrativos.
Observe que o público prioritário da Universidade são estudantes ou potenciais estudantes do Ensino Superior - um público majoritariamente jovem do estado do Tocantins e região, embora englobe também pessoas de outras faixas etárias e de outras partes do Brasil, além de estrangeiros. A comunidade universitária, no entanto, abrange ainda servidores técnico-administrativos, professores e funcionários terceirizados. Além disso, a Universidade se comunica com outras instituições e públicos externos, incluindo cientistas, acadêmicos e pessoas leigas, e com a sociedade de maneira geral. Algumas comunicações institucionais podem ser direcionadas a públicos específicos.
Uma característica bastante marcante da linguagem do governo é o excesso de siglas e termos técnicos para se referir a órgãos e procedimentos. Já os jargões são termos específicos comuns a um determinado grupo de pessoas. A chance de uma pessoa que não pertence a esse grupo entender a palavra é baixa.
Quando utilizar algum termo que possa ser desconhecido por parte do público, explique com outras palavras.
Além disso, tenha cuidado com as siglas. Embora sirvam para agilizar a linguagem, existem muitas siglas que as pessoas não conhecem o significado. Em especial as siglas que representam órgãos e serviços, e que mudam com muita frequência.
No caso de utilização de siglas no texto, sempre informe também por extenso os seus significados. Se forem siglas estrangeiras, informe o seu significado também traduzido para a Língua Portuguesa.
Observe que, conforme o padrão de redação adotado na UFT, siglas que são lidas letra por letra devem ser escritas em CAIXA ALTA (com todas as letras maiúsculas), independentemente do número de letras. Já as siglas que são lidas como palavras (acrônimos) devem ser escritas com todas as letras maiúsculas se tiverem até três letras (exemplo: MEC), e apenas com as iniciais maiúsculas se tiverem quatro letras ou mais (exemplo: Proad, Progedep, Sucom). Alguns casos especiais podem fugir à regra, seja por terem sido consagrados de outra forma ou por serem siglas "mistas" (exemplos: CNPq, EdUFT, Prof-Filo etc.). Nessas situações, deve-se manter o formato convencionado.
Em títulos, de matérias ou comunicados, por exemplo, só use siglas que forem realmente muito conhecidas. Prefira usar palavras-chave que façam referência ao que a sigla representa, na prática.
Não use termos pejorativos ou discriminatórios
Termos pejorativos são aqueles com sentido negativo ou depreciativo, usados para ofender ou humilhar alguém. Palavras e expressões como "denegrir", "lista negra", "mulata" e outros são termos racistas que reforçam estereótipos negativos sobre a população negra. O termo "denegrir" pode ser substituído por "difamar", por exemplo.
Outros termos como "judiar" (que vem do termo "judeu"), "homossexualismo" (que utiliza o sufixo ismo, que se refere a doenças) ao invés de "homossexualidade", e "traveco", também têm origem discriminatória e não devem ser usados para não ofender os leitores, e, principalmente, para não reforçar atitudes discriminatórias.
Além disso, usar palavras amigáveis pode melhorar o entendimento do seu documento.
Evite palavras estrangeiras
Boa parte da população brasileira já enfrenta dificuldades para compreender textos escritos em Língua Portuguesa. Palavras em línguas estrangeiras, como o Inglês e o Francês, não fazem parte do vocabulário da maior parte da população do nosso país. Então, evite modismos/estrangeirismos e tente substituir termos em outros idiomas por palavras com o mesmo significado em Português.
Ao invés de
Prefira dizer
Briefing
Roteiro
Call
Ligação
Deadline
Prazo
Feedback
Parecer, retorno, resposta, avaliação
Meeting
Reunião
Mindset
Mentalidade
Networking
Contatos profissionais
Não use termos sexistas
Uma das formas mais comuns de discriminação é por meio da língua, pois a linguagem é parte da cultura, e por isso reflete valores e pensamentos da sociedade.
Embora existam estudos e experimentos sobre o tema, não há uma linguagem neutra na Língua Portuguesa, como acontece em idiomas como o Inglês. Em português, as palavras são usadas nos dois gêneros, no feminino ou no masculino. Por isso, é importante avaliar se a forma como utilizamos a distinção de gênero pode ou não contribuir para reforçar estereótipos ou para distanciar o público-alvo do serviço.
Quando escrevemos para um público-alvo de homens e mulheres buscando a maior eficácia possível na comunicação, é importante que o leitor ou leitora se sintam incluídas como público-alvo daquela mensagem.
Nesses casos, o ideal é usar as palavras nos dois gêneros ou o plural indefinido, como “pessoas idosas” no lugar de “idosos”. Dessa forma garantimos que todas as pessoas se sintam incluídas no que foi comunicado.
Para tentar evitar a linguagem sexista, algumas pessoas substituem as letras que normalmente designam gênero ("o" ou "a") das palavras por @ ou x, como em "tod@s" ou "todxs". Outros, substituem o "o" e o "a" por "e", como em "todes".
Esse formato de escrita, contudo, não é recomendado pela Sucom porque pode atrapalhar a leitura e tornar a compreensão mais difícil. O ideal é usar os dois gêneros ou termos neutros. Em textos mais longos, recomenda-se fazer pelo menos uma menção aos dois gêneros (os alunos e as alunas), e depois continuar usando apenas o plural masculino ("os estudantes", por exemplo). Em alguns casos, para evitar a repetição de palavras em títulos ou enunciados, por exemplo, a utilização de barras (/) pode ser uma alternativa: "Prezados/as servidores/as".
Não use palavras “difíceis” para seu público
Palavras difíceis são aquelas desconhecidas ou que não sejam tão usadas no dia a dia do seu público. Se pergunte: essa palavra é usada pela maior parte da população? Se a resposta for não, você pode substituí-la por um sinônimo ou expressão equivalente.
Palavras como “concomitantemente”, “outrossim”, “subsidiariamente”, fazem parte de um vocabulário muito formal, bastante comum nos contextos acadêmico e jurídico. Essas palavras podem não fazer parte do vocabulário de quem lê seu texto, o que dificulta muito a compreensão da mensagem a ser passada. Ao buscar por um sinônimo, você poderá trocá-las por palavras de mesmo significado, porém mais usuais. O uso de um vocabulário simples garante que seu texto ou documento seja compreendido pelo leitor ou pela leitora.
Note que a dificuldade das palavras é relativa e pode variar de acordo com o público-alvo. Por isso é importante sempre pensar para quem você está escrevendo. Lembre também que, quando o público-alvo é muito diverso, devemos sempre escrever pensando nas pessoas que terão maior dificuldade de ler. É nelas que se deve pensar quando avaliamos a dificuldade das palavras.
Use verbos que expressam ação direta
A função dos verbos é a de expressar uma ação, mas nem todos os tempos e modos verbais expressam a ação de forma direta. Alguns expressam possibilidades de ação, como "Talvez eu ouça música"; outros indicam dúvida ou desejo, como "Tomara que ele mude de atitude". Além disso, muitas vezes usamos outras palavras para expressar a ação no lugar dos verbos, como no exemplo "faça a identificação do candidato". Nesse caso a ação principal é a de identificar, que está descrita por meio do substantivo identificação e não do verbo da frase.
É importante deixar as ações do seu texto diretas e fáceis de identificar. Nos casos em que outras palavras estão desempenhando o papel dos verbos (como as palavras “identificação”, “processamento”, “requisição”, “realização”), simplifique trocando por verbos de ação direta. Usar uma ação, através do verbo, torna a frase mais fácil de entender. Prefira verbos que deixem claro a ação a ser feita, como: faça, use, identifique, preencha etc. Assim, não haverá dúvidas sobre qual ação se espera do público.
Evite escrever frases com mais de 20 palavras
Para evitar problemas de compreensão, o ideal é que as frases sejam objetivas, indo direto ao ponto, sem muitos rodeios. Frases muito longas causam confusão e dificultam a compreensão e a clareza do comunicado.
O uso de pontos finais para quebrar o texto em frases menores é uma das formas de torná-lo mais objetivo. Um texto mais limpo visualmente pode também ajudar as pessoas a entenderem as informações. Você pode começar tirando as palavras que não são essenciais e não fazem diferença para o sentido da frase.
Dê preferência ao uso de frases em ordem direta
Na Língua Portuguesa, geralmente colocamos o responsável pela ação no início, pois assim não há risco de ambiguidade, duplo sentido, etc. É o que chamamos de ordem direta, ou seja, frases escritas na ordem de Sujeito > Verbo > Predicado.
Ao seguir essa dica, damos preferência a frases como “A servidora escreveu o documento”, ao invés de “O documento foi escrito pela servidora”. Assim, ao deixar claro logo no início da frase quem é responsável pela ação comunicada, a frase fica mais simples de entender para quem está lendo.
Use títulos e subtítulos para organizar o seu texto
O uso desses indicadores ajuda o leitor e a leitora a identificar a informação importante de forma rápida.
O título é fundamental para que a pessoa que for ler possa saber, logo de início, o assunto principal do texto. Ele deve resumir o conteúdo e trazer palavras-chave precisas. Além disso, deve aparecer em destaque, logo no início do documento.
Já os subtítulos, servem para “quebrar” o texto em partes menores, e assim ajudar na compreensão e visualização, principalmente no caso de documentos mais extensos. Eles devem ser utilizados para indicar mudanças de conteúdo ao longo do texto, ou para ressaltar uma parte do conteúdo que for importante, oferecendo uma ideia clara do assunto abordado especificamente em cada trecho.
Os subtítulos, devem obedecer um padrão e seguir uma lógica: se o primeiro subtítulo for deixado em negrito ou itálico, os subtítulos seguintes de mesmo nível devem seguir a mesma formatação.
Use marcadores de tópicos quando precisar separar informações dentro de um parágrafo
Use tópicos para organizar e facilitar a localização de informações como listas de documentos ou passo a passo de um processo. Quando uma pessoa procura por alguma informação importante, faz muita diferença se a informação estiver no meio do texto, junto com uma série de outras informações, ou se estiver em destaque, organizada em tópicos.
